Fortschreibung der Grundsätze des Berichtswesens

Antrag HA-49/2014 für den Hauptausschuss am 07.10.2014

Antrag:
Der Oberbürgermeister wird gebeten, nach § 45 b Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 GO in Verbindung mit § 45 c ein Berichtswesen für Flensburg aufzubauen, welches es der kommunalen Selbstverwaltung ermöglicht, jederzeit den Stand von Verfahren in den verschiedenen Fachbereichen ohne aufwändige, rückwärtsgewandte Recherche nachzuvollziehen.
Hierbei soll insbesondere berücksichtigt werden: 

Verhandlungen mit Dritten, die zur Schließung eines Vertrages oder einer schriftlichen Vereinbarung zwischen der Stadt Flensburg und einem Dritten geführt werden, insbesondere betreffend „kommunale Immobilien" sowie „baurechtliche Angelegenheiten" sind in Zukunft mit einem Ergebnisprotokoll zu dokumentieren, welches von beiden Verhandlungsparteien zu unterzeichnen ist. Diese Dokumentationen sind in Zukunft als Anlage für zu schließende Verträge fester Bestandteil derselben. Die Verträge sind von der Rechtsabteilung der Stadt Flensburg vor Unterzeichnung auf Widersprüche und Auslassungen in Bezug auf die protokollierten Verhandlungen zu prüfen. Die Dokumentation ist nur dort zwingend erforderlich, wo vertragsrelevante Inhalte Gegenstand von Verhandlungen und Gesprächen sind. Gesprächsinhalte, die nicht in dieser Weise protokolliert werden, haben keine Gültigkeit in Bezug auf die Vertragsgestaltung. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass geführte Gespräche für beide Seiten als unverbindlich an-zusehen sind, wenn sie nicht in einem solchen Protokoll dokumentiert werden. Dieses Prozedere ist zukünftig potentiellen Vertragspartnern der Stadt Flensburg vor Aufnahme von Gesprächen schriftlich mitzuteilen.

2. Die Verwaltung wird außerdem beauftragt, ein Standardverfahren vorzuschlagen, nach dem grundsätzlich Verträge, die zwischen der Stadt Flensburg und Dritten ausgehandelt werden, vor Vertragsabschluss dem Hauptausschuss vorzulegen und durch diesen bzw. die Ratsversammlung zu genehmigen sind. Die Regeln der Vertraulichkeit und des Datenschutzes sind dabei zu berücksichtigen; diese können jedoch nicht dazu führen, dass Vertraulichkeit vor Informationspflicht geht.

Begründung:
In der Vergangenheit hat es bei dem Abschluss von Verträgen oder den Verhandlungen der Stadt Flensburg immer wieder Unsicherheiten oder Missverständnisse auf beiden Seiten der Vertragsparteien gegeben. Dieses Verfahren soll sowohl den VerwaltungsmitarbeiterInnen und politischen VertreterInnen der Stadt Flensburg als auch ihren potentiellen oder tatsächlichen VertragspartnerInnen mehr Sicherheit bei den Vertragsverhandlungen und der Interpretation von Vertragsinhalten geben. Die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Entwicklungen soll für alle Beteiligten, auch die Öffentlichkeit, besser werden.

Global-/Teilziel der Flensburg-Strategie:
Flensburg will Dein Engagement - und macht es möglich. Flensburg etabliert eine transparente und moderne Beteiligungskultur.

Alternativen:
Das bisherige Verfahren wird beibehalten.

Beteiligung:
Ermöglicht bessere Beteiligung.

Finanzierung/ Folgekosten:
Keine.

Zeitpunkt der Umsetzung:
Sofort.

Gleichstellung:-

Der Antrag als PDF

Der ASntrag wurde in der Sitzung des Hauptausschusses vertagt.


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